Som foredragsholder kan du have stor glæde af at bruge krudt på at lægge en realistisk plan for det kommende år. Artiklen her giver inspiration til netop det.

Samtidig med at skolerne som vanligt startede mandag efter 2. weekend i august, startede også et nyt foredragsår. Det er lidt anderledes i år, grundet følgerne af Corona, men der er meget du kan planlægge som altid. Her får du et par tanker på, hvad du som foredragsholder skal være opmærksom på i din planlægning af ferier og afholdelse.

Generelt kan du som foredragsholder med fordel inddele din kalender efter bookingdatoer og afholdelsesdatoer. Derved kan du løbende holder styr på, hvad du booker pr. måned og hvad du afholder pr. måned. Det kan være en god ide at have et excelark, hvor du løbende indskriver nye bookinger. Dels er det motiverende og dels kan du lære meget om, præcist hvornår på året du får dine bookinger. Det kan være relevant at vide bl.a. i hvor langt tid i forvejen dine kunder booker, hvilke gennemsnitspriser du har fået for dit foredrag og hvilke måneder du har mest succes med dit salg. Del gerne oversigten op i indgående bookinger (passive  hvor kunderne ringer uopfordret) og de udgående (dit proaktive salg).

Mange foredragsholdere ser ind i et efterår, hvor der er 1) færre planlagte afholdelser end normalt og 2) en del afholdelser, som de allerede har fået betaling for. Nogle vil skulle afholde foredrag, hvor den oprindelige afholdelsesdato ligger mere end 16 måneder tilbage. Det kan være irriterende, men se det som særdeles positivt, at du faktisk har disse afholdelser, bl.a. fordi de kan resultere i efterfølgende genbookinger. Den ekstra tid det giver dig, kan du bruge på at øge din indsats på dit salg og markedsføring.

Langt hovedparten af foredragsholdere må affinde sig med, at 2. halvdel af 2021 bliver skuffende ift. antal afholdelser. Glæd dig i stedet over, at restriktionerne stort set er væk, og at dine egne muligheder for aktivt at få foredrag i kalenderen, netop nu måske er større end nogensinde tidligere. Er du aktivt opsøgende vil du i i dette efterår kunne aktivere et latent behov hos mange private og offentlige virksomheder, der skylder medarbejdere og medlemmer at få arrangementer i kalenderen. Enkelte organisationer, bl.a. nogle fagforeninger, har truffet principielle beslutninger om at undlade fysisk afholdelse i resten af 2021. Det må vi acceptere og istedet fokusere på at mange har “åbnet ballet” og nu skal beslutte, hvilken foredragsholders navn, der skal stå i invitationen.

Et foredragsår har 8-9 måneder

De første år jeg arbejdede med foredragholdere var vi vel optimistiske i vores budgettering. Efter en årrække fandt jeg “fejlen”. De 12 måneder i kalenderen kan langt fra sidestilles med virkelighedens foredragskalender. Grundet skolernes ferier og en lang række helligdage bortfalder en masse potentielle afholdelsesdage. Hverken tilløbet i december til juleferien, tilløbet i juni frem mod sommerferien og august “komme-igang-ugerne” er optimale for købernes lyst til at afholde foredrag. Nogle mener, at jeg er konservativ når jeg siger at jeg undlader 3 måneder i min budgettering, men jeg er faktisk landet på at du som foredragsholder skal, for at være på den sikre side, udelukke hvad der svarer til næsten 4 måneder. Det betyder, at du har 8 måneders afholdelse til at lave din 12 måneders omsætning. I et excelark ser det måske praktisk ud i din budgettering, at have 4 foredrag om måneden i 12 måneder. Det passer godt med børnenes svømmedage og dit øvrige arbejde. Virkeligheden er ofte en anden. Måske, skal du holde disse 48 foredrag fordelt på 5 måneder – og måske viser det sig, at der er langt flere aftenforedrag end du forestillede dig.

For mig er det vigtig indsigt at give. Jeg har arbejdet med mange foredragsholdere, der efter afholdelserne i september, oktober og november beregner et månedligt gennemsnit og ganger dette med 12 måneder. Gør man dette går man nemt helt skævt med sin økonomiske planlægning, for normalt er sept-nov. de tre måneder, hvor mange henter over halvdelen af deres omsætning. Det er f.eks. ikke unormalt at have over dobbelt så mange afholdelser i november som i april, der ellers er en udmærked måned. Jeg har set urealistiske beregninger skabe frustration og skuffelse hos mange foredragsholdere.

Tag højde for ferier, helligdage og større begivenheder

En tommelfingerregel er, at du ikke skal skal lave aftaler om afholdelse – hverken til åbne eller lukkede foredrag – på helligdage og når ungerne har fri fra skolen. Ej heller på fredage inden ferierne. Eller arbejdsdage mellem helligdage og weekend. Bliver du booket på sådanne datoer er det typisk en fejl fra arrangørens side og det bør du gøre opmærksom på.

Holder du mange åbne foredrag, så kan det være en god idé at tjekke afholdelsen af bl.a. større sportsbegivenheder og politiske begivenheder. Skal du holde et biblioteksforedrag om “Mandens forhold til naturen”, samme aften som Kasper Hjulmann & Co. spiller VM kvalifikationskamp, så få datoen lavet – du taber kampen om deltagerne. Aktuelt er det værd at bemærke, at Danmark i det kommende efterår netop spiller VM kvalifikation på en række hverdage (se nedenstående).

Andre gange vil du have programsat et foredrag, og så udskriver Statsministeren gudhjælpemig valg til afholdelse den samme aften. Den kamp taber du også. Sørg i stedet for aktivt at finde en ny dato med arrangøren – eller anbefal dem som minimum at gøre det, så de vælger ud fra et oplyst grundlag.  

Rejser uden for ferierne kan blive dyre
Det er ikke lige meget hvornår du planlægger at holde ferie. Slet ikke det kommende år hvor man må antage, at der er ekstra kamp “om pladserne” på foredragsmarkedet. Den her med at spare 3.500 kr. på ferie i uge 8 frem for at holde ferien i uge 7 hvor alle andre gør det, kan nemt koste dig bookinger. Jo større efterspørgsel du nyder, jo mere skal du være opmærksom på dette lille faktum. Jeg husker, at jeg for år tilbage sagde til en fremstormende foredragsholder, at han godt kunne tage på ferie i uge 40, hvor familien kunne få rejsen 8.000 kroner billigere. Vi havde godt nok gang i salg og markedsføring, men jeg havde ikke lige vurderet timingen og effekten. Den bookede uge endte med at koste ca. 80.000 kroner i tabte bookinger. Det var blot én uges afholdelse i højsæsonen. Der havde ingen ko på isen været, hvis blot ferien havde været booket i skolerne efterårsferie i uge 42.

I det kommende år (2021/2022) anbefaler jeg dig og dine arrangører, at booke uden om disse datoer og ferieperioder:

Indlægget er skrevet af Anders Gisselmann, One2speak